Fonte: Super Interessante

Mas, como não existem
lugar e situação perfeitos e ainda assim sabemos que há pessoas sendo
produtivas por aí, podemos concluir que a solução é muito mais pessoal e talvez
precisemos parar de reclamar e tomar responsabilidade pelo que está
acontecendo. Isso é o que defende o livro“Manage your day-today:
Build your routine, find your focus and sharpen your creative mind” (Amazon Publishing). Editado por Jocelyn
Glei, editora-chefe do projeto 99U,
o livro traz contribuições de várias pessoas conhecidas por serem eficientes em
fazer as coisas acontecerem.
Destaco, a seguir,
alguns pontos para ajudar você a construir uma rotina produtiva (e que têm
funcionado para mim):
Passo 1: Diferencie
trabalho reativo de trabalho criativo
Esse é um conceito
importante que faz toda a diferença se você quer organizar seu tempo. Um dos
maiores (e mais comuns) erros que cometemos é colocar todas as tarefas no mesmo
saco e tratá-las da mesma forma – ou, no máximo, separá-las por ordem de
importância. O problema é que essa importância, de modo geral, é ditada por
outros – pelos e-mails, mensagens e pedidos que recebemos. A ideia aqui é
diferenciar o que é trabalho reativo (tarefas mais simples que envolvem
responder ou reagir a pedidos) do que é trabalho criativo (aquele que exige
mais de nossa capacidade e realmente nos desafia e anima).
Passo 2: Não
desperdice seu período de melhor energia e concentração com trabalhos reativos
Depois de fazer essa
separação de tarefas, é hora de mudar o tratamento dado a elas. Pode ser
tentador começar o dia com as tarefas mais bobas para poder riscar itens de sua
lista, mas, fazendo isso, você usa a melhor parte do seu tempo e de sua energia
com as demandas de outras pessoas e com trabalhos mais mecânicos que não vão te
acrescentar nada. Quando você finalmente estiver livre para fazer as suas coisas,
seu nível de energia já estará baixo e você produzirá pouco (ou nada). E aí a
frustração só vai crescer. Em outras palavras, é melhor começar o dia
escrevendo aquele texto legal e deixar para ver o que tem de novo no Facebook
mais tarde, por exemplo – porque a gente bem sabe que, nas redes sociais, um
post leva a outro post, que leva a um link, que leva a um vídeo, e quando você
percebe já desperdiçou vários minutos de energia e concentração com coisas
inúteis.
Ele admite que não é
fácil deixar as pessoas esperando, mas não se deve abrir mão desse tempo só
seu. “É melhor desapontar algumas pessoas em pequenas coisas do que renunciar
aos seus maiores sonhos e seu potencial só pra ter uma caixa de e-mail vazia”,
completa. Isso pode exigir mudanças, como chegar mais cedo ao trabalho para
aproveitar o tempo silencioso antes de o pessoal todo chegar, por exemplo. Ou
simplesmente avisar seus colegas de que não pode ser incomodado durante
determinado período. Veja o que funciona melhor para você.
Passo 3 – Tenha um
ritual
Eis um conselho meio
clichê que funciona. Ter um ritual faz com que sua mente se acostume a
associá-lo ao trabalho criativo e ficará cada vez mais fácil se concentrar
Passo 4 – Anote seus
compromissos
Anote cada
compromisso que firmar com você mesmo ou com outros e deixe num lugar fácil de
ver. A ideia aqui não é fazer com que você se sinta pressionado pelo número de
tarefas, mas sim lhe dar a tranquilidade de saber que não está esquecendo nada.
Assim, poderá se concentrar na tarefa que está em suas mãos no momento com a
consciência tranquila.
Passo 5 – Estabeleça
horários fixos para começar e terminar os trabalhos. Ser workaholic não é
sinônimo de ser produtivo
É importante ter um
horário fixo para começar e terminar os trabalhos mesmo se você trabalha em
casa. Separe seu dia de acordo com o tipo de trabalho: uma parte só para o
criativo, outra para reuniões, outra para troca de mensagens, trabalho
administrativo etc. Isso evita que as tarefas menos importantes levem mais
tempo do que o necessário e evita que você se torne um workaholic, que é bem
menos produtivo do que parece – sua capacidade é limitada e você precisa de
descanso. Acredite: você está trabalhando menos a favor da sua produtividade
quando almoça em 15 minutos e corre pra voltar ao trabalho do que se usasse um
tempo maior para comer com calma, caminhar, conversar com os amigos. Além
disso, parar por uns cinco ou dez minutos a cada ciclo de 90 minutos de
trabalho é uma necessidade do seu corpo, não um luxo. E jamais sacrifique suas
horas de sono – mesmo uma pequena privação já pode afetar consideravelmente sua
capacidade cognitiva. Manter uma rotina saudável de sono é a melhor coisa que
você pode fazer pela sua produtividade.
Passo 6 – Seja
constante. E não espere por inspiração – apenas faça.
Depois de diferenciar
o tratamento aos trabalhos reativos e criativos, eis o conselho mais importante
desta lista. Nós temos a tendência a superestimar o que podemos fazer em um
período curto de tempo e subestimar o que podemos fazer em um longo período se
trabalharmos consistentemente, sem esperar até que se sinta inspirado. Mas a
verdade é que, se você fizer uma tarefa todos os dias, mesmo que por um curto
período diário, vai realizar muito mais e melhor. Em longo prazo, a frequência
aumenta tanto a produtividade quanto – pasmem – a criatividade e a inspiração.
É de novo aquela história do post anterior de aprender a dominar a sua própria
mente.
A escritora Gretchen
Rubin, autora de “The Happiness Project” e uma das colaboradoras do livro, é
uma entusiasta dessa ideia e um de seus lemas é “O que eu faço todos os dias
importa mais do que aquilo que eu faço de vez em quando”. Ela listou algumas
razões por que trabalhar um pouquinho todo dia naquele seu projeto do coração
<3 (escrevendo, no caso dela) vale a pena:
- A frequência faz
com que começar o trabalho fique mais fácil.
Vira um hábito, algo natural. Fora que a coisa está sempre fresca na sua cabeça
e você não se sente distante do seu projeto, tendo que recapitular o que já fez
e aonde quer chegar.
- A frequência torna mais fácil ter ideias e mais
raro ter bloqueios. Quando estamos profundamente ligados a alguma coisa,
tudo parece ter relação com ela e você fica mais propenso a ter ideias
originais.
- A frequência diminui a sua insegurança.
A lógica é simples: se você só vai escrever uma página ou post ou o que for por
semana, você espera que o resultado seja ótimo, e começa a ficar inseguro em
relação à qualidade do seu trabalho e à sua própria capacidade. Assim, torna-se
mais crítico de si mesmo e acaba produzindo menos. “Como eu escrevo todos os
dias, nenhum dia é particularmente importante. Eu tenho dias bons e ruins.
Alguns dias eu não consigo fazer muita coisa, mas tudo bem porque eu sei que
estou trabalhando de uma forma consistente. Minha consequente falta de
ansiedade me deixa mais relaxada e me permite experimentar e arriscar. Se algo
não funciona como eu gostaria, eu tenho tempo suficiente para tentar de outra
forma”, diz Gretchen.
- A frequência melhora a qualidade do seu trabalho.
Trabalhar um pouco todos os dias em um projeto, estando inspirado ou não, lhe
dará tempo para aperfeiçoar o que já fez.
- A frequência aumenta a produtividade – não só porque você está fazendo algo
todos os dias, mas porque torna todo o processo mais fácil e prazeroso. Nada é
mais prazeroso do que se ver caminhando em direção a um grande objetivo:
perceber que estamos fazendo progresso é inspirador e confortante; ficar parado
no mesmo lugar, por outro lado, é desanimador. E a ansiedade da procrastinação
às vezes é desesperadora. Nesses casos, a frequência parece ser o melhor
remédio.
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